Javne ustanove

GoSoft je celovit, učinkovit, zanesljiv in do uporabnika prijazen informacijski sistem. Poleg osnovnih poslovnih modulov, ima integrirane tudi module za učinkovito spremljanje materialnih tokov v javnih zavodih ter modul za javne razpise. Prednost takega celovitega informacijskega sistema je predvsem enovita podatkovna zbirka, ki omogoča enkraten vnos podatkov, s tem pa nudi vsem uporabnikov iste informacije (skladišča – lekarne, računovodstvo, služba za javne razpise, nabavna služba, strokovni kader). Istočasno pa zagotavlja tudi zmanjšanje administrativnega dela, povečuje preglednost nad stroški naročanja in porabe materiala.

OPIS FUNKCIJ - MODULOV

Modulna zgradba celovitega informacijskega sistema omogoča uvajanje poslovanja po področjih (postopno uvajanje) ali uporabo samo tistih funkcij, ki jih uporabnik potrebuje.

 

OSNOVNI PODATKI

Osnovni podatki so temelj vseh poslovnih funkcij sistema. Vsi moduli uporabljajo iste osnovne podatke, vse informacije izvirajo iz iste podatkovne zbirke, kar omogoča sledljivost toka artiklov skozi celoten proces. Najvažnejši osnovni podatki so podatki o artiklih. Ti so osnova za materialno poslovanje, cenike, izbor dobaviteljev po javnem naročilu, naročanje potrebnih artiklov, porabo artiklov, recepture in proizvodnjo. Dobro zastavljena zbirka podatkov artiklov je temelj za uspešno uvedbo informacijskega sistema. Poleg artiklov so v osnovni podatkovni zbirki tudi zapisi o poslovnih partnerjih (dobavitelji in kupci), osebah, skladiščih, kontih, delovnih mestih ipd.). Artikle in druge informacije lahko razvrščamo v poljubne skupine (klasifikacija podatkov).

Podatki artiklov
Vsak artikel v sistemu mora imeti šifro artikla (identifikacijsko številko), osnovni in dodatni opis artikla, osnovno enoto mere v kateri bomo poslovali (zaloga, promet, cene…), upravljalni center, kateremu artikel pripada ter tip artikla (materialni artikel ali storitev). Artiklom, ki jih vnesemo za potrebe materialnega obračuna in javnih naročil, določimo še naslednje podatke:

• klasifikacija artikla (skupine za področja javnih naročil – poljubno nastavljivo)
• predvidena letna poraba artikla (se lahko izračuna iz prometa)
• črtna koda (EAN koda artikla)
• spremljanje artikla po datumu uporabe
• minimalna zaloga
• nabavna enota mere in faktor
• privzeti (trenutni) dobavitelj: rezultat izbora (aktiviranja) najugodnejšega dobavitelja za artikel v sistemu javnih razpisov planski podatki za avtomatsko izdelavo naročilnic dobavitelju.

Cene artiklov
Za artikel imamo definiranih več različnih cenikov, po katerih vodimo cene. Ceniki se lahko vodijo zgodovinsko, kar omogoča pregled gibanja cen po datumih. Različni ceniki se uporabljajo za različne namene:

• stalne cene ali zadnje nabavne cene za potrebe materialnega obračuna
• lastne cene za potrebe internega naročanja
• kalkulacijske cene za izračun vrednosti lastnih (proizvodnih) artiklov
• cene po partnerjih določene s sistemom izbora najugodnejšega dobavitelja.

 

JAVNI RAZPISI

Modul omogoča izvedbo izbora in priznanja sposobnosti dobaviteljev za dobavo določene skupine artiklov (I. faza) in izbor najugodnejšega dobavitelja za posamezni artikel (na podlagi najnižje ponujene cene – II. faza). Cilj je določiti za vsak artikel najnižjo ceno in dobavitelja za določeno (daljše) obdobje ter s tem poenostaviti naročanje (ni potrebnih povpraševanj). Modul za javne razpise je povezan z nabavnim modulom, kar omogoča avtomatski izračun potrebnih količin artiklov in avtomatsko izdelavo naročilnic.

I. Faza – priznanje sposobnosti
Cilj I. faze JR je nabor potencialnih dobaviteljev za skupino artiklov. Za razpisane artikle določimo daljše obdobje, za katerega bomo izbrali potencialne dobavitelje. Po potrebi določimo tudi odstotek zahtevanega deleža artiklov, ki jih potencialni dobavitelji morajo doseči, da bodo dobili status dobavitelja s priznano sposobnostjo. Vsak razpis ima določen rok, do kdaj lahko ponudniki vnašajo podatke. Za posamezni JR lahko določimo tudi dodatne podatke, s katerimi ponudniki podajajo opis artikla, ko ponujajo enakovreden artikel. Prevzemniku razpisne dokumentacije omogočimo dostop v spletni program tako, da mu dodelimo uporabniško ime in geslo, ki ga mora ob prvi prijavi spremeniti. Geslo se kodira (kriptira), tako da onemogočimo dostop do podatkov nepooblaščenim osebam. Pregled in obdelava podatkov v programu je možna šele po roku za vnos podatkov. Če za ponujene nadomestne artikle izvedemo vzorčenje, lahko v programu beležimo kdaj je ponudnik pozvan k oddaji vzorca, datum prejema vzorca, kdo testira vzorec ter rezultat testiranja (ustrezen/neustrezen). Če vzorec ustreza, je obravnavan enako kot razpisan artikel. Z obdelavo podatkov se določi, kateri partnerji in za katere artikle so pridobili status potencialnega dobavitelja.

II. Faza
Cilj II. faze JR je izbor najnižje cene za posamezni artikel. Za posamezno skupino artiklov se določi obdobje veljavnosti razpisa, po potrebi pa tudi delež vnesenih cen. Ponudniki, izbrani v prvi fazi, vnašajo cene artiklov preko spleta. Po roku za oddajo ponudb, vnos in spreminjanje podatkov ni več možen, podatki postanejo vidni pooblaščeni osebi za izvedbo JR v zavodu. Program na zahtevo določi najugodnejšega dobavitelja za posamezni artikel in v cenik vpiše ponujeno ceno, datum veljavnosti in izbranega dobavitelja. Vnos podatkov prek spleta je omogočen tudi z izvozom in uvozom podatkov v XML ali pa CSV datoteke.

 

INTERNO NAROČANJE

je sistem za pošiljanje naročil iz oddelkov v centralne nabavne službe (lekarna, materialno skladišče, kuhinja, …). Vsak oddelek ima eno ali več stroškovnih mest. Osebe na posameznih oddelkih imajo dostop do podatkov svojega oddelka. Naročila potrjujejo predstojniki oddelkov in jim s tem dajo veljavnost. Potrjen dokument je ukaz nabavnemu mestu za začetek aktivnosti nabave. Določeni oddelki imajo lahko tudi svoja evidenčna skladišča. Taki oddelki lahko beležijo porabo artiklov na pacienta. Na oddelku se evidentirajo potrebe na različne načine: vnos artiklov, shranjeni nabori, porabljeni artikli, iskanje po nazivu ali po klasifikacijskih skupinah. Ko so potrebe vnesene, mora dokument potrditi odgovorna oseba. Potrjen dokument je vhod v plan nabave oz. v sistem za izračun neto količine potreb za izdelavo zunanje naročilnice. Na razpolago so stalno podatki o naročenih količinah, dobavljenih količinah in porabi posameznih artiklov (po SM, oddelkih, kontnih skupinah ...).
Ko oddelek prejme naročene artikle, lahko samo potrdi prejem in ne vodi zalog na oddelčnem skladišču ali pa s potrditvijo prejema tudi poveča zaloge na svoji lokaciji. V takem primeru je potrebno zagotoviti tudi beleženje porabe materiala. V spletni aplikaciji je omogočeno vodenje porabe materiala na oddelčnih skladiščih, tako da za vsako porabo določimo tudi za katere posege in paciente je bil material porabljen. Podatki niso vezani na zdravstveni informacijski sistem, zato se ne vodijo podatki o pacientu, pač pa se za vsakega pacienta vpiše poljubno šifro. To omogoča statistiko, porabe materiala po pacientih, diagnozah, zdravnikih, oddelkih ipd. Poraba se vodi v posebni enoti mere (npr. tablete, ampule ipd.), zato je potreben tudi faktor pretvorbe.

 

NABAVA

Sistem avtomatsko izdela plan nabave tako, da na osnovi trenutnih zalog, obstoječih naročil dobaviteljem, potreb iz oddelkov, predvidenih minimalnih zalog in potreb lastne proizvodnje, izračuna koliko in katere artikle je potrebno naročiti. Plan nabave prikaže tudi rok, kdaj je potrebno artikel naročiti in datum predvidene dobave artikla. Če so naročeni artikli predmet javnega razpisa, je prikazan izbran dobavitelj in aktivna cena. Ker so vsi podatki znani, lahko sistem sam izdela naročilnice dobaviteljem. Sistem omogoča tudi ročno pisanje naročilnic (določenemu dobavitelju naročamo določene artikle). V obeh primerih so na razpolago podatki o naročenih artiklih, dobavljenih in nedobavljenih artiklih, cenah in statistika dobav.
Modul nabave omogoča izdelavo tudi drugih dokumentov, kot so povpraševanje ali več različnih naročilnic (naročilnice JR, ostale naročilnice). Dokumente se lahko pošilja tudi v elektronski obliki v PDF formatu. Omogočamo pa tudi izmenjavo (E-poslovanje) v formatu XML po slovenskem standardu E-slog (B2B), kar lahko bistveno poenostavi in poceni poslovanje.

 

UPRAVLJANJE ZALOG

je modul za spremljanje količin in vrednosti zalog in prometa artiklov. Z enkratnim vnosom je dosežen pregled stanja zalog po artiklih, skladiščih, lokacijah, stroškovnih mestih, serijah, datumih uporabnosti in vrednostni obračun zalog po izbrani metodi. Omogočeno je popolno sledenje artiklov po serijskih številkah tudi s pomočjo črtne kode. Če se zaloge artiklov vodijo po datumu uporabe, nam sistem onemogoča izdajo artiklov s pretečenih rokom uporabe oziroma omogoča izdajo po sistemu FEFO (First Expire, First Out).
Vhod v skladišče je običajno prejem od dobavitelja po izdani naročilnici. Prejem se se izdela s potrjevanjem naročila (predvidenih dobav) ali s pomočjo črtne kode. S prejemom se zapirajo postavke naročilnice. Program omogoča pregled odprtih naročilnic po artiklih in dobaviteljih, saj naročilnica ni zaključena, dokler niso dobavljeni vsi artikli v količinah kot so bile naročene.
Izhodi iz skladišča so izdaje materiala na oddelke ali v lastno proizvodnjo. Tudi v teh primerih govorimo o planirani izdaji, saj je iz internega naročila ali delovnega naloga natančno razvidno kaj in koliko je potrebno izdati. Sistem omogoča poljubno število dokumentov (vrste dogodkov) in inventure pa tudi evidenčna skladišča in vodenje konsignacije. V primeru uporabe črtne kode aplikacija lahko deluje tako na dlančnikih kot običajnih osebnih računalnikih, ne glede na OS.

Vrednotenje prejemov - likvidacija
Prejeti račun za dobavljene artikle se zavede v računovodskem modulu. Znesek računa odgovorna oseba ustrezno porazdeli na posamezne postavke prejema. Artikli nabavljeni po sistemu JR imajo natančno določeno ceno, zato je likvidacija praktično primerjava dogovorjene cene s ceno na prejetem računu (kontrola pravilnosti cen). Likvidacijska cena je osnova za vrednotenje prejemov, kar je osnova za za materialni obračun. V primeru prejema E-računa (XML, E-sog) lahko dolgotrajno likvidacijo poenostavimo; saj se cene postavk prejema avtomatsko uparijo z računom, s čimer bistveno skrajšamo že sam vnos prejeta računa v glavno knjigo ter davčno evidenco, kot tudi likvidacijo.

 

PROIZVODNJA PRIPRAVKOV

sistem omogoča izdelavo receptur (sestave) določenega izdelka in predviden postopek izdelave. Predpisani so lahko tudi potrebni kontrolni postopki (analize izdelka) in potrebne meritve ter ustrezne vrednosti meritev. Za izdelavo je potreben delovni nalog, ki nosi informacije o količini izdelave, ustreznih količinah potrebnega materiala in izdelovalno serijo. Popolnoma je integriran v sistem upravljanja zalog (izdaje materiala, prejemi izdelkov) in nabave materiala (plan nabave). S pomočjo internih bar kode, ki jih sistem avtomatsko kreira, pa je omogočena tudi vsa nadaljna sledljivost.
Sistem lahko izračuna tudi ceno izdelka na osnovi predvidenih stroškov ali na osnovi dejanskih stroškov. Omogoča tudi evidence o porabi in izdelavi artiklov, kdo je izdelke delal in kdaj ter izpis analiznega lista (poročilo o opravljenih meritvah in ustreznosti rezultatov).

 

RAČUNOVODSTVO

Omogoča učinkovito in transparentno spremljanje ter proučevanje premoženjskega in finančnega položaja ustanove ali zavoda, poslovno in finančno uspešnost, razpolaganja in porabo materiala ter finančnih sredstev. Podpira vse poslovne funkcije računovodstva:

• finančno računovodstvo, ki zajema knjigovodstvo denarja, spremljanje terjatev in obveznosti, spremljanje kreditnih terjatev in obveznosti,
• blagajniško poslovanje,
• knjigovodstvo potnih nalogov,
• spremljanje davčne evidence z možnostjo delno odbitnega deleža davka na dodano vrednost in evidenčno knjiženje po načelu denarnega toka,
• stroškovno računovodstvo, ki zajema knjigovodstvo storitev,
• materialno in blagovno knjigovodstvo,
• knjigovodstvo polproizvodov in proizvodov,
• knjigovodstvo stroškovnih mest,
• knjigovodstvo stroškovnih nosilcev,
• knjigovodstvo plač,
• knjigovodstvo osnovnih sredstev, ki zajema spremljanje rednih osnovnih sredstev in osnovnih sredstev pridobljenih z donacijami,
• poslovodno računovodstvo, ki izhaja iz finančnega in stroškovnega knjigovodstva.

Za lažje in hitro delo so pripravljene določene funkcije, ki omogočajo:

• poslovanje v domači in tuji valuti
• zbiranje podatkov za plačilne naloge
• plačevanje in knjiženje bančnih izpiskov preko interneta z avtomatskim zapiranjem obračun obresti
• obračun potnih nalogov
• spremljanje denarnega toka
• avtomatske evidenčne vknjižbe
• obračun davka na dodano vrednost
• avtomatsko izdelavo temeljnic med različnimi knjigovodstvi
• izdelavo statističnih zbirnih poročil za notranje in zunanje uporabnike informacij
• načrtovanje in analiziranje.

 

PLAČE IN KADROVSKA EVIDENCA

je odprt podsistem za obračun plač in vodenje osebnih podatkov o zaposlenih. Model obračuna je tako nastavljen, da se lahko prilagodi tako rekoč vsakemu podjetju brez dodatnega programiranja. Obračun je hiter in omogoča takojšnje preglede rezultatov (po osebah ali kumulativno). Pripravljeni so vsi predpisani obrazci za posamezen obračun, ki jih je potrebno predložiti DURS-u in bankam ob izplačilu OD; poročila, ki so potrebna za ostale zunanje institucije (refundacije, nakazila za banke, poročila posojilodajalcem) in letna poročila (M4, dohodnina ...). Statističan poročila pa so podprta tudi z grafičnimi prikazi.
Kadrovska evidenca omogoča spremljanje podatkov o delavcih, izračun in vodenje dopusta ter razne izpise (delavci po abecedi, po matični številki, po naslovih, z rojstnimi podatki, jubilejne nagrade ...). Omogočeno je tudi spremljanje tudi podatkov iz delovne knjižice, osebne podatke (disciplinski ukrepi, nagrade, izobraževanje, zadolževanje HTZ ipd.), podatke o družinskih članih, za tujce podatke o delovnih dovoljenjih, podatke o invalidih, zavarovanja, članstvo v sindikatih ...

Analize podatkov
modul je namenjen zgoščenemu prikazovanju pomembnejših podatkov, ki jih običajno potrebuje vodstvo zavoda za spremljanje poslovanja podjetja in hitro odločanje. Podatki se zajemajo iz osnovnih baz, omogočen pa je tudi ročni vnos podatkov (napovedi, planirane vrednosti ipd.). Na osnovi podatkov iz celotnega IS, lahko dobimo poročila o porabi, gibanju zalog, naročanju materiala, podatke iz računovodskega modula, podatke iz plač in ostale podatke. Posebej pa je pripravljen tudi pregled toka denarnih sredstev tako imenovani 'cash-flow'. Vsi podatki so prikazani v obliki tabel in grafov.

 

ZNAČILNOSTI SISTEMA

• odjemalec / strežnik tehnologija
• SQL podatkovna zbirka - SAP SQL Anywhere
• operacijski sistemi (Windows, LINUX,  … )
• razvojno orodje: Power Builder
• povezava z internetom: dokumenti in dopisi po elektronski pošti, avtomatsko knjiženje bančnih izpiskov in pošiljanje plačilnih nalogov, prenos tečajnih list, pošiljanje sporočil izdelovalcu programa, pregled novosti IS, dostop do poljubne strani s pomočjo navigatorja
• navigator za lažji dostop do programov nastavljiv po želji uporabnika
• za več podjetji
• kupcem zagotovljena: on-line pomoč, hot-line pomoč, navodila za uporabo, uvajanje, pogodbeno vzdrževanje, modemsko - internet vzdrževanje programov …
• zagotovljene sprotne zakonske spremembe
• izvoz podatkov v različne formate
• povezave s CAD sistemi
• z geslom zaščiten dostop do podatkov.