EDI - elektronska izmenjava podatkov

Elektronska izmenjava podatkov ali pogosto uporabljena kratica EDI (Electronic Data Interchange) pomeni elektronska izmenjava dokumentov po elektronskih standardih med poslovnimi partnerji.
Podjetja, ki poslujejo s "papirnato" izmenjavo podatkov se odločajo za elektronsko izmenjavo, ker s tem prihranijo pri stroških papirja, dokumenti se hitreje izmenjujejo, ni več ročnega vnašanja tako da se posledično zmanjša število napak in vnos dokumenta je hitrejši, itd.

Elektronsko lahko izmenjujemo vse dokumente, v praksi pa so najpogostejša naročila ali odpoklici (delivery forecast), dobavnice ter računi. Če predstavimo izmenjavo na primeru računa:
Veliko podjetji izdela račun na računalniku v svojem programu ter ga natisne in pošlje po pošti. Ko prejemnik po pošti prejme račun ga vnese v svoj program. To je proces izmenjave računa med dobaviteljem in kupcem, kjer lahko elektronska izmenjava zmanjša veliko ročnega  dela pri izmenjavi dokumenta, ker dobavitelj v svojem programu izdelan račun pošlje in ga kupec v svojem programu prejme

STANDARDI

Beseda EDI zajema celoten proces izmenjave podatkov (prenašanje datotek, format dokumenta, program za delo z dokumenti, itd.). EDI standardi opisujejo format elektronskih dokumentov.
Standardi so bili prvotno razviti za avtomobilsko industrijo, se pa vedno več uporabljajo tudi v drugih panogah.
Dokumenti EDI običajno vsebujejo enake informacije kot dokumenti v papirnati obliki, torej vsebujejo glavo in postavke dokumenta.
V glavi so podatki o poslovnih partnerjih, ki si dokumente izmenjujejo, npr. dobavitelj, kupec in prejemnik ter datumi dokumenta, odpreme, itd.
V postavkah pa podatki o artiklih označenih s šiframi, nazivom, opisom, itd.
Pomemben dokument, predvsem za kupce v avtomobilski industriji, ki ga običajno papirnata oblika ne omogoča je najava dobave, ki se pošlje med tem ko je blago odpremljeno in v tistem trenutku kupec dobi informacije o blagu, ki ga bo prejel ter v kaj je to blago zapakirano.

Dva največja standarda, ki se uporabljata (predvsem z kupci v avtomobilski industriji) sta EDIFACT in VDA. Novejši in bolj zmogljivejši standard je EDIFACT, vendar še vedno precej podjetji uporablja standard VDA.
Trgovska podjetja pa uporabljajo veliko standard OpenTrans 1.0.
Obstaja še veliko drugih standardov (npr. GS1 in ODETTE), v Sloveniji pa imamo tudi svoj standard eSlog 2.0, ki je namenjen elektronski izmenjavi dokumentov med slovenskimi partnerji in je bil narejen na  osnovi standarda EDIFACT.
Nekatera podjetja pa imajo svoje standarde, ki so običajno v formatu xml in za poslovanje z njimi zahtevajo uporabo njihovega standarda za izmenjavo dokumentov.

Standardi, ki se uporabljajo za elektronsko izmenjavo imajo običajno dokumentacijo, v kateri je specificirano kaj kateri segment v datoteki pomeni.
To je pomembno zato ker so tej standardi za človeka neberljivi, ker datoteke vsebujejo informacije, ki niso opisane in je težko predvideti kaj pomenijo. Zato je dokumentacija standarda zelo pomembna, saj si z njo pomagamo razbrati kaj kateri segment/podatek v datoteki pomeni.

PRENOS DATOTEK (UVOZ/IZVOZ)

EDI datoteke se lahko prenašajo na katerikoli način se pošiljatelj in prejemnik dogovorita.
Najvarnejši način izmenjave datotek pa je preko protokola za prenos datotek (npr. OFTP in OFTP2), vendar je še vedno pogosta izmenjava elektronskih datotek preko e-maila. Nekateri pa uporabljajo tudi različne spletne storitve za izmenjavo podatkov.

EDI datoteke se izmenjuje na tak način, da se iz enega programa (npr. ERP sistema) datoteko izvozi in preko dogovorjenega načina za pošiljanje pošlje do prejemnika, kjer ga uvozi v svoj program.
Pri izvozu in uvozu datotek se lahko zgodi da program ni zmožen formata določenega standarda direktno uvoziti v program ali izvoziti iz programa. V takem primeru je potrebno datoteko premapirati (pretvoriti) v drug format, ki ga program lahko uvozi.
Najpogosteje se datoteke pretvarja v format xml ali iz formata xml v nek drug format pri izvozu.

Izvoz datoteke se naredi na podlagi dokumenta izdelanega v programu, uvoz datotek pa izdela/poknjiži dokument v programu.
Datoteko se izvozi za partnerja po standardu, ki ga lahko prejme/uvozi v svoj program.
Pri uvozu datotek se preverja od katerega partnerja je datoteka prišla in po kakšnem standardu se bo uvozila.

EDI IN GOSOFT

V programu GoSoft imamo možnost izmenjave podatkov po različnih standardih za elektronsko izmenjavo datotek. Pogosta standarda, ki se uporabljata za izmenjavo dokumentov sta VDA standard in EDIFACT standard.
Za pošiljanje med GoSoft bazami smo razvili tudi naš interni standard kot alternativo tem standardom. Za e-račune se večinoma uporablja standard po eSlogu 2.0.

Protokola za prenos datotek med bazami GoSoft ne podpira in za to skrbijo zunanji izvajalci, ki prenašajo datoteke, ki so v mapi strežnika pošiljatelja na strežnik prejemnika.
Običajno se za to uporablja protokol OFTP, obstajajo pa tudi vmesne spletne aplikacije na katere se direktno odlaga dokumente in se jih od tam pobira in uvaža v program.

V programu GoSoft uvoz datotek običajno izvajamo preko akcije ali dogodka (eventa), ki iz mape na strežniku (v katero se odlagajo EDI datoteke kupcev ali dobaviteljev) pobere datoteke, jih uvozi, obdela in poknjiži na ustrezen dokument.
Akcijo lahko poganjamo ročno na seznamu Uvozov in izvozov. Event pa se nastavi na določen interval (npr. na 30 minut) in se na vsak interval požene Batch, ki uvozi datoteke iz vhodne mape.
Izvoz datotek običajno izvajamo preko akcije ali gumba Vpiši zaključi na dokumentu, ki generira datoteko in jo odloži v določeno mapo na strežniku (iz te mape se pošiljajo EDI datoteke kupcem ali dobaviteljem).
Akcijo poganjamo na seznamu dokumentov, gumb Vpiši zaključi pa poganjamo v dokumentu, na katerem z gumbom generiramo in izvozimo datoteko.

Možnost izvoza/uvoza datotek omogočamo tudi:
– preko naše interne spletne storitve, kjer iz ene baze z izvozimo datoteko in se na drugi strani uvozi xml po našem standardu ter poknjiži dokument.
– preko e-mail naslova v katerega izvozimo generirano datoteko ali iz e-maila uvozimo priponko v program
– preko vmesne spletne aplikacije BizBox na katero direktno odlagamo ali pobiramo datoteke

V GoSoftu imamo razvitih kar nekaj standardov za elektronsko izmenjavo datotek in po potrebah
razvijamo nove. Pokrite imamo:
– EDIFACT standard odpoklicev DELFOR in najave dobav DESADV
– VDA standard odpoklicev VDA 4905 in najave dobav VDA 4913
– OpenTrans 1.0 za naročila, spremembe in potrditve naročil, ter dobavnice
– eSlog 2.0 standard za naročila, dobavnice in račune
– GS1 xml standard za naročila
– UBL 2.0/.1/.2 za račune, naročila, odpoklice, potrditve in spremembe naročila ter dobavnice
– standarde raznih podjetji, ki uporabljajo svoj standard (npr. Dometic xml, Adria dek, itd.)
Veliko pa sodelujemo tudi z zunanjimi izvajalci, ki uporabljajo protokole za prenos datotek med podjetji in uporabljamo njihove xml standarde, ki jih oni nato premapirajo v ustrezen format prejemnika ali pošiljatelja.
Ta način je dober predvsem za to, ker v GoSoftu skrbimo samo za en standard in zunanji izvajalci skrbijo za vse izjeme različnih podjetji, ker se po večini ne držijo standarda.

Za nastavitev elektronske izmenjave dokumentov v GoSoftu moramo vedeti:
– po katerem standardu bodo narejeni dokumenti
– na kakšen način se bodo dokumenti pošiljali in prejemali (protokol, email, spletna storitev)
– kateri dokumenti se bodo poknjižili pri uvozu ali zgenerirali datoteko pri izvozu
– pridobiti moramo tudi dokumentacijo standarda in testne primere
– kaj se bo zgodilo z uvozom in izvozom, če so recimo kakšne izjeme ali posebnosti pri uvozu dokumenta

Pri elektronskem poslovanju med slovenskimi partnerji priporočamo uporabo standarda eSlog 2.0, predvsem za e-račune, ker je za e-račune standard eSlog 2.0 v Sloveniji najpogosteje uporabljen.
Pogost način prenašanja e-računov po standardu eSlog je e-mail.
Za izmenjavo podatkov s tujimi partnerji pa priporočamo uporabo standarda EDIFACT za avtomobilsko industrijo ali OpenTrans 1.0 za trgovska podjetja, alternativa EDIFACT-u je podoben a manj zmogljivejši standard VDA.
Alternativa za izmenjavo računov je UBL 2.2, ki je eden izmed predpisanih standardov za e-račune v evropi. Partnerji, ki uporabljajo te standarde običajno zahtevajo prenos dokumentov preko varnega protokola.
Pretvorbe zgoraj naštetih standardov omogočajo tudi zunanji izvajalci, ki imajo protokole za varen prenos datotek (npr. BizBox od podjetja ZZI ali Odex od podjetja Visit). Zunanji izvajalci uporabljajo svoje xml standarde, ki jih med prenosom datotek premapirajo v ostale  standarde in odložijo prejemniku v njegovem želenem standardu ter obratno pri prejemu v GoSoft. Poleg splošne izmenjave dokumentov lahko podatke in dokumente izmenjujemo tudi z različnimi elektronskimi arhivi, hitrimi poštami ter prilagodimo izmenjavo s spletno trgovino.
Ponudniki elektronskih arhivov (certificirana shramba za elektronske dokumente):
– Mikrografija z elektronskim arhivom mSef
– Mikrocop z arhivom InDocEdge
– ZZI z arhivom ArhivZZI
– Logitus z arhivom EHramba
Ponudniki storitev Hitre pošte:
– DHL
– DPD
– Pošta Slovenije